Préparation DU déménagement
Une fois les travaux terminés, vous avez certainement hâte de vous retrouver dans vos nouveaux locaux afin de démarrer une nouvelle aventure. Encore un tout petit peu de patience vous y êtes presque !
Il reste encore à déterminer le « qui fait quoi » et à préparer le déménagement d’entreprise ou le transfert d’usine afin que celui-ci ait le moins d’impact possible sur votre activité.
La préparation : une étape nécessaire pour un déménagement serein
Fous de joie d’avoir enfin pu visiter leur nouvelle usine de textile, Rima, Dylan et Guillaume savent que l’aventure n’est pas encore tout à fait terminée. En effet, il leur reste à organiser le transfert industriel de manière à ce que celui-ci ait le moins d’impact possible sur la production.
De leur côté, Adeline et Richard avaient déjà prévu de déménager dans leur nouveau centre de formation pendant les vacances scolaires. Ils se sentent plutôt sereins quant à la suite des évènements.
Aidées de leur consultant ADICI respectif, les deux équipes de professionnels entament la préparation du déménagement.
Une organisation savamment orchestrée
Rima, Dylan et Guillaume font appel à plusieurs de leurs collègues afin de préparer le transfert.
Des créneaux sont bloqués dans l’emploi du temps de chacun. Tous se relayent pour trier, ranger et mettre en carton tout ce qui se trouve dans les bureaux.
Guillaume en profite également pour peaufiner sa communication. En effet, en tant que Directeur des Ressources Humaines, il doit s’assurer que l’ensemble du personnel est prêt à vivre ce changement. Rima se dévoue pour informer les clients et les rassurer quant aux délais de production. Dylan de son côté, se charge de prévenir les fournisseurs et les différents prestataires.
Un document pour éviter toute confusion
La mission la plus délicate revient tout de même à Guillaume. Il tient à ce que toutes les équipes soient mobilisées et se sentent intégrées dans le processus de déménagement. Or, certains membres du personnel, réfractaires au changement, doivent être amadoués. Afin de clarifier sa communication, un document explicatif est rédigé avec l’aide de l’expert ADICI rodé à tous ces bouleversements.
Ce document de préparation du déménagement reprend toutes les grandes étapes du transfert et indique de manière très claire « qui fait quoi ».
Enfin, les échéances principales sont notées afin d’éviter de perdre du temps et de la productivité.
Le mot d’ordre : clarté !
Adeline et Richard sont sur le pied de guerre.
Voilà plusieurs jours qu’ils étiquettent chaque élément du mobilier et chaque machine afin de ne pas se retrouver perdus au moment du déménagement.
De cette façon, les déménageurs pourront installer chaque élément directement à sa place.
Cet étiquetage se fait par numéro à partir des plans établis avec l’expert ADICI.
- Un plan des locaux actuels indique chaque meuble et chaque machine représentés par des numéros.
- Un second plan des nouveaux locaux place les numéros aux bons endroits.
Ainsi, les déménageurs n’auront plus qu’à se fier aux deux plans pour disposer le mobilier comme il faut.
Après avoir trié, rangé, classé, mis en boite et numéroté chaque élément, les deux équipes sont prêtes à vivre la dernière ligne droite : le déménagement !
Quels sont les avantages de la préparation du déménagement ?
Tout est identifié et tracé
Chaque meuble, chaque équipement possède un numéro unique qui assure son suivi pendant son déplacement. Ce numéro est repris sur les plans de l’implantation actuelle et de l’implantation future.
Implication des équipes
Chacun sait quoi faire et quand le faire pour la préparation de ses affaires avant le déménagement et pendant le transfert.
Gestion de la communication
La communication en interne est facilitée avec la mise en place de zones d’informations, le document de présentation des opérations de transfert et les informations faites auprès de vos équipes.
Les locaux sont préparés pour le transfert
Tous les emplacements, toutes les zones de dépose des équipements ou des mobiliers sont identifiés physiquement sur le site et sur les plans d’implantation.
Outil ADI-Trace :
ADI-Trace c’est une solution de préparation du déménagement avec :
- La réalisation du repérage sur les plans avant et après. C’est l’identification de tous les meubles et équipements sur les 2 plans.
- La numérotation unique et individuelle de tous vos meubles et équipements.
- La préparation et la pose des étiquettes de traçabilité de vos équipements et mobiliers.
ADI-Trace c’est également un guide de communication personnalisé avec les règles de numérotations mises en place.
En complément, retrouvez nos conseils pour ces projets de déménagement d’entreprise.